Cara Mengatur Arus Kas agar Bisnis Tidak Kehabisan Uang: Panduan Praktis untuk UMKM

Saldo rekening masih ada, tapi apakah uangnya cukup untuk membayar kebutuhan bisnis minggu depan?

Pernah nggak kamu merasa kondisi keuangan bisnis masih aman karena saldo rekening terlihat cukup?

Tapi beberapa hari kemudian, tagihan supplier datang, gaji karyawan harus dibayar, sementara pembayaran pelanggan belum juga masuk.

Akhirnya, kamu harus mencari tambahan uang atau menunda pengeluaran lain.

Masalah seperti ini bisa terjadi bukan hanya karena penjualan kurang, tetapi juga karena waktu uang masuk tidak sesuai dengan waktu pembayaran harus dilakukan.

Nah, supaya bisnis nggak terus-menerus menghadapi situasi tersebut, kamu perlu memahami cara mengatur arus kas.

Yuk, kita pelajari langkah praktisnya.

1. Kenapa Mengatur Arus Kas Penting untuk UMKM?

Mengatur arus kas berarti merencanakan kapan uang diperkirakan masuk, kapan uang harus keluar, dan berapa kas yang tersedia pada setiap waktu.

Tujuannya bukan sekadar mengetahui total pemasukan dan pengeluaran selama satu bulan.

Kamu juga perlu memastikan bisnis memiliki uang yang cukup ketika kewajiban harus dibayar.

Misalnya:

Saldo kas saat ini: Rp10.000.000.
Tagihan supplier jatuh tempo tanggal 5: Rp8.000.000.
Gaji karyawan tanggal 10: Rp6.000.000.
Pembayaran pelanggan diperkirakan masuk tanggal 20: Rp15.000.000.

Kalau hanya melihat total selama satu bulan:

Saldo Kas Akhir = Rp10 juta + Rp15 juta − Rp14 juta = Rp11 juta

Sekilas, bisnis terlihat aman karena saldo kas akhir diperkirakan positif Rp11 juta.

Tapi perhatikan urutan waktunya.

Setelah membayar supplier tanggal 5, saldo kas tinggal Rp2 juta.

Ketika gaji Rp6 juta harus dibayar tanggal 10, bisnis mengalami kekurangan kas Rp4 juta, karena pembayaran pelanggan baru diperkirakan masuk tanggal 20.

Artinya, saldo akhir bulan yang positif belum tentu berarti bisnis memiliki kas yang cukup sepanjang bulan.

Inilah sebabnya pengelolaan arus kas perlu memperhatikan tanggal penerimaan dan pembayaran, bukan hanya total bulanan.

2. Mulai dengan Mencatat Saldo Kas yang Benar-Benar Tersedia

Langkah pertama adalah mengetahui berapa uang bisnis yang bisa digunakan saat ini.

Catat:

Saldo rekening bank bisnis.
Uang tunai yang tersedia.
Saldo kas lainnya yang benar-benar bisa digunakan.

Jangan memasukkan piutang pelanggan yang belum dibayar sebagai kas tersedia.

Begitu juga dengan pinjaman yang masih dalam proses pengajuan atau pembayaran pelanggan yang belum pasti diterima.

Bedakan Kas Tersedia dan Kas yang Diperkirakan Masuk

Misalnya:

Saldo rekening bisnis: Rp8 juta.
Uang tunai: Rp2 juta.
Piutang pelanggan yang diperkirakan dibayar minggu depan: Rp12 juta.

Maka:

Kas Tersedia Saat Ini = Rp8 juta + Rp2 juta = Rp10 juta

Sedangkan Rp12 juta merupakan perkiraan kas masuk, bukan uang yang sudah tersedia.

Perbedaan ini penting agar kamu nggak membuat keputusan pembayaran berdasarkan uang yang belum benar-benar diterima.

3. Buat Jadwal Kas Masuk dan Kas Keluar

Setelah mengetahui saldo kas awal, langkah berikutnya adalah mencatat seluruh penerimaan dan pembayaran yang diperkirakan terjadi.

Untuk setiap transaksi, catat:

Tanggal: Kapan uang diperkirakan diterima atau harus dibayar.
Keterangan: Dari siapa uang diterima atau kepada siapa pembayaran dilakukan.
Kas Masuk: Jumlah uang yang diperkirakan diterima.
Kas Keluar: Jumlah uang yang harus dibayarkan.
Status atau Kepastian: Apakah transaksi sudah pasti, masih diperkirakan, atau berisiko terlambat.

Untuk kas masuk, gunakan tanggal penerimaan yang realistis berdasarkan kesepakatan dan riwayat pembayaran pelanggan.

Untuk kas keluar, perhatikan tanggal jatuh tempo dan kewajiban yang sudah disepakati.

Contoh Jadwal Arus Kas Bisnis

Bayangkan kamu memiliki saldo kas awal Rp10 juta.

Dalam satu bulan, bisnis memiliki beberapa pembayaran yang harus dilakukan dan satu penerimaan dari pelanggan.

Bagaimana saldo kas berubah dari tanggal ke tanggal?

Yuk, lihat simulasi jadwal arus kas berikut ini:

4. Bagaimana Cara Menentukan Prioritas Pembayaran Bisnis?

Dari contoh sebelumnya, bisnis memiliki:

Saldo Kas Awal: Rp10.000.000
Pembayaran Supplier tanggal 5: Rp8.000.000
Pembayaran Gaji tanggal 10: Rp6.000.000
Penerimaan Pelanggan tanggal 20: Rp15.000.000

Walaupun saldo kas akhir bulan diperkirakan Rp11 juta, bisnis berpotensi kekurangan Rp4 juta pada tanggal 10.

Lalu, pembayaran mana yang harus diprioritaskan?

Jangan langsung memilih tagihan berdasarkan jumlahnya yang paling kecil atau paling besar.

Perhatikan beberapa faktor berikut.

A. Tanggal Jatuh Tempo

Catat kapan setiap pembayaran harus dilakukan.

Kewajiban yang jatuh tempo lebih dahulu perlu diperhatikan agar bisnis tidak terlambat memenuhi pembayaran.

B. Dampak terhadap Kelangsungan Operasional

Pertimbangkan apakah keterlambatan pembayaran bisa mengganggu kegiatan bisnis.

Misalnya, supplier mungkin menghentikan pengiriman bahan baku jika pembayaran tidak dilakukan sesuai kesepakatan.

C. Kewajiban Hukum dan Kontrak

Pembayaran gaji, pajak, cicilan, dan kewajiban lainnya memiliki ketentuan yang perlu dipenuhi.

Jangan menganggap seluruh pembayaran bisa ditunda begitu saja.

D. Risiko Biaya Tambahan

Keterlambatan pembayaran bisa menimbulkan denda, bunga, atau biaya lainnya.

Pertimbangkan dampaknya sebelum mengubah jadwal pembayaran.

E. Kemungkinan Penyesuaian Jadwal

Untuk pembayaran yang masih bisa dinegosiasikan, kamu dapat mendiskusikan perubahan jadwal dengan pihak terkait.

Namun, perubahan tersebut perlu disepakati, bukan dilakukan sepihak.

Tujuannya bukan sekadar memilih tagihan mana yang dibayar terlebih dahulu, tetapi memastikan kewajiban penting terpenuhi sambil menjaga kelancaran bisnis.

5. Apa yang Bisa Dilakukan Jika Kas Diperkirakan Tidak Cukup?

Kalau jadwal kas menunjukkan potensi kekurangan, kamu bisa mengevaluasi beberapa pilihan.

Pilihan A — Mempercepat Penerimaan Pelanggan

Misalnya, pelanggan dijadwalkan membayar Rp15 juta pada tanggal 20.

Kamu dapat menghubungi pelanggan untuk mendiskusikan kemungkinan pembayaran lebih awal atau pembayaran sebagian.

Jika pelanggan bersedia membayar Rp5 juta sebelum tanggal 10, kebutuhan kas pada tanggal tersebut bisa berkurang.

Namun, jangan memasukkan pembayaran yang belum disepakati sebagai kas masuk yang pasti.

Pilihan B — Menyesuaikan Pembelian Persediaan

Periksa apakah ada pembelian stok yang belum mendesak.

Jika memungkinkan, pembelian bisa dilakukan secara bertahap agar kas tidak terlalu banyak keluar sekaligus.

Tetapi pastikan persediaan tetap cukup untuk memenuhi kebutuhan produksi dan pesanan pelanggan.

Pilihan C — Mendiskusikan Jadwal Pembayaran Supplier

Kalau hubungan dan kesepakatan dengan supplier memungkinkan, kamu bisa mendiskusikan pembayaran bertahap atau perubahan tanggal pembayaran.

Misalnya, sebagian tagihan dibayar sesuai jadwal awal dan sisanya pada tanggal yang disepakati bersama.

Perhatikan kemungkinan biaya tambahan atau perubahan syarat pembelian.

Pilihan D — Mengevaluasi Pengeluaran yang Belum Mendesak

Pengeluaran seperti pembelian peralatan tambahan atau renovasi yang belum mendesak bisa dievaluasi kembali.

Namun, jangan menunda pengeluaran yang penting untuk keselamatan, kepatuhan, atau keberlangsungan operasional.

Pilihan E — Mengevaluasi Tambahan Pendanaan

Dalam kondisi tertentu, bisnis mungkin membutuhkan tambahan dana sementara.

Namun, sebelum mengambil pinjaman, perhatikan biaya pendanaan, kemampuan pembayaran kembali, serta dampaknya terhadap arus kas berikutnya.

Tambahan pinjaman bisa membantu menutup kekurangan kas sementara, tetapi tidak otomatis menyelesaikan penyebab masalah arus kas.

6. Bagaimana Cara Membuat Jadwal Arus Kas yang Lebih Realistis?

Perkiraan arus kas akan lebih berguna kalau menggunakan informasi yang mendekati kondisi sebenarnya.

Langkah 1 — Gunakan Tanggal Penerimaan yang Realistis

Jangan otomatis menganggap pelanggan membayar tepat pada tanggal invoice diterbitkan.

Perhatikan syarat pembayaran dan riwayat keterlambatan pelanggan.

Langkah 2 — Masukkan Seluruh Kewajiban Pembayaran

Catat pembayaran supplier, gaji, sewa, cicilan, pajak, dan pengeluaran lainnya yang relevan.

Jangan hanya memasukkan biaya operasional yang muncul dalam laporan laba rugi.

Pembayaran pokok pinjaman dan pembelian aset juga dapat memengaruhi kas.

Langkah 3 — Perhatikan Pembayaran Sebagian

Misalnya, pelanggan memiliki tagihan Rp10 juta tetapi baru akan membayar Rp4 juta minggu ini.

Catat Rp4 juta sesuai tanggal penerimaannya.

Sisa Rp6 juta dicatat berdasarkan perkiraan tanggal pembayaran berikutnya.

Dengan begitu, kamu tidak menganggap seluruh piutang sudah berubah menjadi kas.

Langkah 4 — Perbarui Jadwal Secara Berkala

Jika pelanggan terlambat membayar atau muncul pengeluaran baru, perbarui perkiraan arus kas.

Jadwal yang tidak diperbarui bisa memberikan gambaran yang sudah tidak sesuai dengan kondisi bisnis.

Langkah 5 — Periksa Titik Kas Terendah

Jangan hanya melihat saldo kas akhir bulan.

Perhatikan kapan saldo kas mencapai posisi terendah.

Jika saldo diperkirakan negatif, itu menunjukkan potensi kekurangan dana yang perlu diselesaikan sebelum pembayaran dilakukan.

Semakin cepat kamu mengenali tanggal yang berisiko, semakin banyak waktu yang tersedia untuk mengevaluasi pilihan.

7. Tentukan Batas Minimum Kas

Selain memastikan seluruh pembayaran dapat dilakukan, kamu juga bisa menetapkan Batas Minimum Kas.

Batas Minimum Kas adalah jumlah uang yang ingin kamu pertahankan untuk membantu menghadapi kebutuhan operasional dan ketidakpastian.

Misalnya:

Perkiraan Saldo Kas: Rp7.000.000
Batas Minimum Kas: Rp10.000.000

Maka:

Selisih terhadap Batas Minimum = Rp7.000.000 − Rp10.000.000 = −Rp3.000.000

Artinya, bisnis masih memiliki kas positif Rp7 juta, tetapi jumlahnya Rp3 juta di bawah batas minimum yang ditetapkan.

Kondisi ini berbeda dengan kas negatif.

Kas negatif menunjukkan bahwa penerimaan dan saldo yang tersedia tidak cukup untuk memenuhi pembayaran sesuai jadwal.

Kas di bawah batas minimum menunjukkan bahwa bisnis masih memiliki kas, tetapi cadangannya lebih rendah daripada tingkat yang ingin dipertahankan.

Keduanya perlu dievaluasi, tetapi tindakan yang diperlukan bisa berbeda.

Batas Minimum Kas sebaiknya ditentukan berdasarkan kebutuhan dan risiko masing-masing bisnis, bukan menggunakan angka yang sama untuk semua UMKM.

8. Kesalahan yang Perlu Dihindari Saat Mengatur Arus Kas

A. Hanya Melihat Saldo Akhir Bulan

Saldo akhir bulan bisa terlihat positif meskipun bisnis sempat kekurangan kas pada tanggal tertentu.

Periksa perubahan saldo berdasarkan tanggal.

B. Menganggap Semua Piutang Pasti Dibayar Tepat Waktu

Pembayaran pelanggan yang terlambat bisa mengubah seluruh perkiraan kas.

Gunakan asumsi penerimaan yang realistis dan perbarui jika kondisinya berubah.

C. Melupakan Pembayaran Besar

Pembayaran pajak, cicilan pokok pinjaman, pembelian mesin, atau kewajiban tahunan bisa menimbulkan tekanan kas jika tidak direncanakan.

D. Menganggap Saldo Positif Berarti Seluruh Uang Bebas Digunakan

Sebagian kas mungkin sudah dibutuhkan untuk membayar kewajiban dalam waktu dekat.

Jangan membuat keputusan pengeluaran hanya berdasarkan saldo rekening hari ini.

E. Menunda Pembayaran Tanpa Memperhitungkan Konsekuensinya

Penundaan pembayaran dapat menimbulkan denda, mengganggu hubungan dengan supplier, atau melanggar kesepakatan.

Evaluasi alternatif dan dapatkan persetujuan pihak terkait jika perubahan jadwal diperlukan.

9. Apa yang Perlu Kamu Periksa Setiap Minggu?

Supaya pengelolaan arus kas lebih terarah, coba lakukan evaluasi sederhana secara rutin.

Periksa:

Berapa kas yang benar-benar tersedia hari ini?
Pembayaran apa saja yang jatuh tempo dalam 7–14 hari ke depan?
Berapa penerimaan pelanggan yang diperkirakan masuk?
Apakah ada pembayaran yang berisiko terlambat?
Kapan posisi kas diperkirakan paling rendah?
Apakah saldo kas masih berada di atas batas minimum?
Apakah ada pengeluaran yang perlu dievaluasi sebelum dilakukan?

Jangan menunggu saldo rekening hampir habis untuk mulai mengatur arus kas.

Dengan jadwal penerimaan dan pembayaran yang jelas, kamu bisa mengenali potensi kekurangan lebih awal dan mengevaluasi pilihan sebelum masalah terjadi.

10. Simulasi: Bagaimana Mengatasi Kekurangan Kas Rp4 Juta?

Sekarang kita kembali ke contoh bisnis sebelumnya.

Kondisi awal:

Saldo Kas Awal: Rp10.000.000
Tanggal 5 — Pembayaran Supplier: Rp8.000.000
Tanggal 10 — Pembayaran Gaji: Rp6.000.000
Tanggal 20 — Penerimaan Pelanggan: Rp15.000.000

Jika seluruh transaksi terjadi sesuai jadwal:

Setelah tanggal 5, saldo kas menjadi Rp2 juta.
Pada tanggal 10, bisnis membutuhkan Rp6 juta untuk membayar gaji, tetapi hanya memiliki Rp2 juta.
Pada tanggal 20, pelanggan diperkirakan membayar Rp15 juta.

Artinya, bisnis mengalami potensi kekurangan kas Rp4 juta pada tanggal 10, meskipun saldo akhir bulan diperkirakan positif Rp11 juta.

Lalu, pilihan apa yang bisa dievaluasi?

Pilihan A — Mempercepat Sebagian Pembayaran Pelanggan

Misalnya, pelanggan bersedia membayar Rp5 juta pada tanggal 8, sementara sisanya Rp10 juta tetap dibayar tanggal 20.

Dengan asumsi seluruh pembayaran lainnya tetap:

Tanggal 5: Saldo kas Rp2 juta.
Tanggal 8: Kas masuk Rp5 juta, saldo menjadi Rp7 juta.
Tanggal 10: Bayar gaji Rp6 juta, saldo tersisa Rp1 juta.
Tanggal 20: Kas masuk Rp10 juta, saldo menjadi Rp11 juta.

Hasilnya: Kekurangan kas pada tanggal 10 berhasil dihindari dalam simulasi ini.

Namun, keberhasilannya bergantung pada kesediaan dan kemampuan pelanggan membayar lebih awal.

Pilihan B — Menegosiasikan Pembayaran Supplier Secara Bertahap

Misalnya, supplier menyetujui perubahan jadwal pembayaran:

Rp4 juta dibayar tanggal 5.
Rp4 juta sisanya dibayar tanggal 22.

Dengan asumsi pembayaran pelanggan tetap masuk tanggal 20:

Tanggal 5: Saldo kas menjadi Rp6 juta.
Tanggal 10: Setelah membayar gaji Rp6 juta, saldo menjadi Rp0.
Tanggal 20: Kas masuk Rp15 juta.
Tanggal 22: Bayar sisa tagihan supplier Rp4 juta.
Saldo akhir menjadi Rp11 juta.

Hasilnya: Seluruh pembayaran dalam simulasi dapat dilakukan tanpa saldo kas negatif.

Namun, saldo sempat mencapai Rp0. Artinya, bisnis tidak memiliki cadangan kas pada tanggal tersebut.

Perubahan jadwal supplier juga harus disepakati terlebih dahulu dan mungkin memiliki konsekuensi biaya atau hubungan bisnis.

Pilihan C — Menambahkan Dana Sementara

Misalnya, bisnis memperoleh tambahan dana Rp5 juta sebelum tanggal 10.

Dana tersebut bisa membantu menutup kekurangan kas.

Namun, hasilnya bergantung pada sumber dana.

Jika berasal dari pinjaman, bisnis perlu memperhitungkan biaya pendanaan dan jadwal pembayaran kembali.

Jika berasal dari tambahan modal pemilik, perlakuan pencatatannya berbeda dari pendapatan penjualan.

Tambahan pendanaan bisa membantu mengatasi kekurangan kas sementara, tetapi tidak otomatis memperbaiki kemampuan bisnis menghasilkan kas dari kegiatan operasional.

Jadi, Pilihan Mana yang Terbaik?

Belum tentu ada satu pilihan yang selalu paling baik.

Mempercepat penerimaan pelanggan bisa mengurangi kebutuhan dana sementara, tetapi belum tentu pelanggan bersedia.

Mengubah jadwal supplier bisa membantu menjaga kas, tetapi perlu persetujuan dan mungkin memiliki konsekuensi.

Tambahan pendanaan bisa memberikan ruang sementara, tetapi dapat menimbulkan kewajiban baru.

Sebelum memilih, perhatikan:

Apakah pilihan tersebut realistis dilakukan?
Berapa tambahan kas yang tersedia dan kapan?
Apakah seluruh kewajiban tetap dapat dipenuhi?
Apakah ada biaya tambahan atau risiko baru?
Apakah saldo kas masih berada di atas batas minimum yang ingin dipertahankan?

Keputusan yang baik bukan hanya mengatasi kekurangan kas hari ini, tetapi juga mempertimbangkan dampaknya terhadap kondisi kas berikutnya.

11. Jangan Hanya Menghindari Kas Negatif, Perhatikan Juga Cadangan Kas

Misalnya, bisnis menetapkan Batas Minimum Kas sebesar Rp3 juta.

Dalam Pilihan A, saldo kas terendah adalah Rp1 juta.

Artinya, walaupun tidak mengalami kas negatif, saldo tersebut masih Rp2 juta di bawah batas minimum.

Dalam Pilihan B, saldo kas bahkan mencapai Rp0.

Jadi, kedua pilihan tersebut memang dapat menghindari kekurangan dana untuk pembayaran yang dijadwalkan, tetapi belum memenuhi target cadangan kas.

Inilah pentingnya membedakan dua pertanyaan:

Apakah uang cukup untuk membayar kewajiban?

Dan:

Apakah uang masih cukup untuk mempertahankan cadangan kas yang dibutuhkan bisnis?

Kedua pertanyaan ini membantu kamu mengevaluasi keputusan dengan lebih lengkap.

12. Ingin Mengatur Arus Kas Bisnis dengan Lebih Praktis?

GrowthYou menyediakan Business Decision Tools berbasis Microsoft Excel untuk membantu kamu memahami kondisi kas dan mengevaluasi keputusan bisnis.

Cash Flow & Runway Planner

Ingin tahu apakah kas bisnis cukup untuk memenuhi pembayaran yang akan datang?

Cash Flow & Runway Planner membantu kamu:

Mencatat perkiraan penerimaan dan pembayaran berdasarkan tanggal.
Melihat proyeksi saldo kas dari waktu ke waktu.
Mengidentifikasi potensi kekurangan kas sebelum pembayaran jatuh tempo.
Membandingkan proyeksi saldo kas dengan batas minimum yang kamu tentukan.
Memahami tambahan kas yang dibutuhkan untuk memenuhi kewajiban atau mempertahankan batas minimum kas.

Dengan begitu, kamu bisa melihat kapan bisnis berpotensi mengalami kekurangan kas dan mengevaluasi langkah yang perlu dipertimbangkan.

Jelajahi Cash Flow & Runway Planner di Etsy

Business Health Toolkit

Ingin memahami arus kas sekaligus mengevaluasi biaya, keuntungan, dan titik impas bisnis?

Business Health Toolkit menggabungkan beberapa Business Decision Tools untuk membantu kamu melihat kondisi bisnis dari berbagai sisi.

Lihat Business Health Toolkit di Business Tools GrowthYou

Jelajahi Business Tools GrowthYou

Temukan pilihan Business Decision Tools lainnya untuk membantu kamu memahami angka bisnis dan mengevaluasi keputusan dengan lebih percaya diri.

Lihat Semua Business Tools GrowthYou

13. Butuh Sesi Pembelajaran untuk Tim atau Komunitas Bisnis?

Ingin membantu tim atau komunitas kamu mengatur arus kas dan mengantisipasi kekurangan uang?

GrowthYou terbuka untuk mendiskusikan sesi pembelajaran atau training praktis yang sesuai dengan kebutuhan peserta.

Materinya bisa mencakup:

Cara membuat jadwal penerimaan dan pembayaran.
Memahami perbedaan saldo kas dan perkiraan kas.
Mengidentifikasi tanggal yang berisiko mengalami kekurangan kas.
Menentukan prioritas pembayaran dengan mempertimbangkan kewajiban bisnis.
Menetapkan batas minimum kas.
Mengevaluasi beberapa pilihan untuk menjaga kelancaran pembayaran.

Hubungi GrowthYou untuk Diskusi Training

Kesimpulan

Mengatur arus kas bukan hanya tentang mencatat berapa uang masuk dan keluar selama satu bulan.

Kamu juga perlu memahami kapan uang diterima, kapan pembayaran harus dilakukan, dan berapa kas yang tersedia pada setiap tanggal penting.

Saldo akhir bulan yang positif tidak selalu berarti kondisi kas aman sepanjang bulan.

Dengan membuat jadwal penerimaan dan pembayaran, menetapkan batas minimum kas, serta mengevaluasi pilihan lebih awal, kamu bisa mengurangi risiko kekurangan uang yang mengganggu kegiatan bisnis.

Karena mengelola arus kas dengan baik bukan sekadar memastikan bisnis punya uang, tetapi memastikan uang tersedia ketika bisnis membutuhkannya.

GrowthYou — Your business. Your numbers. Your growth.