Cara Menentukan Prioritas Perbaikan Bisnis: Mana yang Harus Diperbaiki Dulu?

Penjualan belum sesuai target, biaya makin tinggi, keuntungan menipis, dan kas mulai terasa ketat. Harus memperbaiki yang mana dulu?

Ketika menjalankan bisnis, masalah sering kali muncul bersamaan.

Misalnya:

• Omzet tidak tumbuh sesuai harapan.

• Harga bahan baku meningkat.

• Beberapa produk menghasilkan keuntungan yang kecil.

• Biaya operasional semakin besar.

• Pelanggan terlambat membayar.

• Persediaan menumpuk.

Semuanya terlihat penting.

Tapi kalau waktu, uang, dan tenaga terbatas, apakah semua masalah harus diselesaikan sekaligus?

Belum tentu!

Justru ketika sumber daya terbatas, pemilik bisnis perlu menentukan perbaikan mana yang paling penting, paling mendesak, dan paling memungkinkan untuk dilakukan.

Yuk, kita pelajari cara menentukan prioritas perbaikan bisnis secara lebih terstruktur.

1. Kenapa Bisnis Perlu Menentukan Prioritas Perbaikan?

Setiap perbaikan membutuhkan sumber daya.

Ada yang membutuhkan uang, waktu, tenaga kerja, perubahan proses, atau kombinasi semuanya.

Misalnya, bisnis ingin:

• Meningkatkan penjualan melalui promosi.

• Mengurangi biaya bahan baku.

• Memperbaiki proses produksi.

• Menagih piutang pelanggan.

• Mengurangi persediaan yang terlalu besar.

Kalau semua dilakukan sekaligus, bisnis mungkin kesulitan menentukan mana yang benar-benar memberikan hasil.

Selain itu, beberapa perbaikan mungkin saling memengaruhi.

Contohnya, meningkatkan penjualan melalui promosi bisa menambah pesanan, tetapi juga meningkatkan kebutuhan persediaan dan kas.

Kalau kondisi kas sudah ketat, promosi besar-besaran belum tentu menjadi langkah pertama yang tepat.

Menentukan prioritas membantu bisnis menggunakan sumber daya untuk masalah yang paling perlu ditangani terlebih dahulu.

2. Mulai dengan Memisahkan Gejala dan Penyebab Masalah

Sebelum menentukan prioritas, kamu perlu memahami apakah yang terlihat merupakan masalah utama atau hanya gejalanya.

Contoh A — Keuntungan Menurun

Gejala:

Laba operasional turun dari Rp8 juta menjadi Rp5 juta.

Kemungkinan penyebab:

• Biaya bahan baku meningkat.

• Diskon terlalu besar.

• Penjualan bergeser ke produk dengan Margin Kontribusi lebih rendah.

• Biaya operasional bertambah.

• Volume penjualan menurun.

Kalau penyebabnya adalah kenaikan biaya bahan baku, memperbesar anggaran promosi belum tentu menyelesaikan masalah tersebut.

Contoh B — Kas Bisnis Menipis

Gejala:

Saldo kas semakin rendah meskipun bisnis masih mencatat penjualan.

Kemungkinan penyebab:

• Pelanggan terlambat membayar.

• Persediaan terlalu banyak.

• Pembayaran supplier jatuh tempo lebih cepat daripada penerimaan pelanggan.

• Pengeluaran investasi terlalu besar.

• Bisnis mengalami kerugian operasional.

Jika masalah utamanya adalah keterlambatan penerimaan pelanggan, meningkatkan omzet melalui penjualan kredit baru belum tentu langsung memperbaiki kondisi kas.

Contoh C — Penjualan Tidak Bertumbuh

Gejala:

Omzet stagnan selama beberapa bulan.

Kemungkinan penyebab:

• Jumlah pelanggan baru menurun.

• Pelanggan lama membeli lebih sedikit.

• Produk kurang sesuai dengan kebutuhan pasar.

• Harga tidak kompetitif.

• Kapasitas produksi membatasi penjualan.

Jika bisnis sudah memiliki permintaan tinggi tetapi tidak mampu memenuhi pesanan, menambah iklan justru bisa memperbesar masalah kapasitas.

Jangan langsung memperbaiki angka yang terlihat buruk. Cari tahu dulu apa yang menyebabkan angka tersebut berubah.

3. Gunakan Tiga Pertanyaan untuk Menentukan Prioritas

Setelah mengidentifikasi masalah, evaluasi setiap pilihan perbaikan menggunakan tiga pertanyaan.

A. Seberapa Mendesak Masalahnya?

Pertimbangkan apakah masalah tersebut dapat mengganggu kemampuan bisnis memenuhi kewajiban atau menjalankan kegiatan penting.

Contohnya:

• Gaji karyawan akan jatuh tempo.

• Kas tidak cukup untuk membayar supplier.

• Mesin utama mengalami kerusakan.

• Persediaan bahan baku penting hampir habis.

Masalah yang mengancam kelangsungan operasional atau pemenuhan kewajiban biasanya membutuhkan perhatian lebih cepat.

Namun, masalah keselamatan dan kewajiban hukum juga perlu diprioritaskan meskipun dampak keuangannya tidak langsung terlihat.

B. Seberapa Besar Dampak Perbaikannya?

Perkirakan manfaat yang mungkin diperoleh.

Misalnya:

• Mengurangi biaya variabel Rp2 juta per bulan.

• Mempercepat penerimaan piutang Rp10 juta.

• Meningkatkan Margin Kontribusi Rp3 juta per bulan.

• Mengurangi persediaan berlebih Rp5 juta.

Perhatikan bahwa manfaat tersebut tidak semuanya sama.

Penghematan biaya dapat meningkatkan laba jika faktor lain tetap.

Sementara penerimaan piutang memperbaiki posisi kas, tetapi tidak otomatis menambah laba karena penjualannya mungkin sudah dicatat sebelumnya.

Karena itu, bedakan dampak terhadap keuntungan dan dampak terhadap kas.

C. Seberapa Realistis Perbaikan Dilakukan?

Periksa sumber daya dan hambatan pelaksanaan.

Misalnya:

• Apakah membutuhkan biaya tambahan?

• Apakah membutuhkan tenaga kerja baru?

• Apakah bisa dilakukan dalam waktu dekat?

• Apakah bergantung pada supplier atau pelanggan?

• Apakah ada risiko terhadap kualitas produk?

• Apakah bisnis memiliki kemampuan menjalankannya?

Perbaikan dengan manfaat besar belum tentu menjadi prioritas pertama jika membutuhkan investasi yang belum mampu dibiayai.

Prioritas yang baik mempertimbangkan urgensi, manfaat, dan kemampuan pelaksanaan secara bersamaan.

4. Contoh: Bisnis Memiliki Empat Masalah Sekaligus

Bayangkan sebuah UMKM makanan sedang menghadapi kondisi berikut:

Masalah A — Biaya Bahan Baku Meningkat

Bisnis memperkirakan ada peluang mengurangi biaya variabel sebesar Rp2 juta per bulan melalui pengurangan pemborosan dan perbaikan proses produksi.

Masalah B — Pelanggan Terlambat Membayar

Terdapat piutang Rp10 juta yang sudah jatuh tempo dan perlu ditindaklanjuti.

Jika berhasil ditagih, bisnis akan menerima kas Rp10 juta, tetapi penerimaan tersebut tidak otomatis menambah laba.

Masalah C — Penjualan Produk Unggulan Menurun

Bisnis mempertimbangkan promosi yang diperkirakan dapat menghasilkan tambahan Margin Kontribusi Rp3 juta.

Namun, promosi tersebut membutuhkan biaya tambahan Rp2 juta.

Jika asumsi tercapai, dampak terhadap laba operasional adalah:

Rp3 juta − Rp2 juta = +Rp1 juta

Masalah D — Mesin Produksi Kurang Efisien

Bisnis mempertimbangkan perbaikan mesin dengan biaya sekali bayar Rp6 juta.

Perbaikan diperkirakan dapat menghasilkan penghematan kas bersih Rp1,5 juta per bulan setelah selesai.

Dengan asumsi penghematan benar-benar tercapai:

Waktu Pengembalian Biaya Sederhana = Rp6 juta ÷ Rp1,5 juta = 4 bulan

Namun, manfaatnya baru dapat diperoleh setelah perbaikan dilakukan, dan ada risiko gangguan produksi selama proses perbaikan.

Apa yang Perlu Dibandingkan?

Keempat masalah memiliki karakteristik berbeda.

• Masalah A berpotensi meningkatkan keuntungan melalui penghematan biaya.

• Masalah B berpotensi memperbaiki kas melalui penagihan piutang.

• Masalah C berpotensi meningkatkan keuntungan melalui tambahan penjualan.

• Masalah D berpotensi menghasilkan penghematan berulang, tetapi membutuhkan pengeluaran awal.

Kita tidak bisa langsung memilih berdasarkan nominal rupiah terbesar.

Piutang Rp10 juta, misalnya, tidak bisa dibandingkan begitu saja dengan penghematan Rp2 juta per bulan.

Karena penerimaan kas satu kali, peningkatan laba bulanan, dan penghematan jangka panjang memiliki fungsi dan periode yang berbeda.

5. Bagaimana Membandingkan Keempat Pilihan Secara Lebih Terarah?

Sebelum menentukan urutan perbaikan, kita perlu membandingkan beberapa hal:

• Manfaat yang diharapkan.

• Pengaruh terhadap laba operasional.

• Pengaruh terhadap kas.

• Kebutuhan biaya awal.

• Waktu untuk memperoleh manfaat.

• Tingkat urgensi dan risiko pelaksanaan.

Misalnya, jika bisnis memiliki pembayaran supplier yang akan jatuh tempo dalam beberapa hari dan saldo kas tidak mencukupi, penagihan piutang mungkin perlu mendapat perhatian lebih dahulu.

Namun, jika kas masih aman dan pemborosan bahan baku terus mengurangi keuntungan setiap bulan, perbaikan biaya produksi mungkin memberikan manfaat yang lebih berkelanjutan.

Jadi, urutan prioritas bisa berbeda tergantung kondisi bisnis.

Tidak ada satu urutan yang otomatis paling tepat untuk semua UMKM.

Yuk, lihat ilustrasi berikut untuk membandingkan empat pilihan perbaikan dan memahami bagaimana prioritas bisa berubah berdasarkan kebutuhan bisnis: